Ein effektiv eigenkontroll bidreg til kvalitet og effektivitet i tenesteleveransane og gjer organisasjonen betre rusta til å handtere framtidige utfordringar. Eigenkontroll handlar i dagleg drift om den sikrande «omslutnaden» som må vere på plass i dagleg tenesteproduksjon og forvaltningsutøving for at denne skal fungere tilfredstillande; slik at kommunal kvalitet ikkje blir rein «flaks», men er resultat av systematisk eigenkontroll.
At kommunen har god eigenkontroll er særleg viktig fordi:
- Kommunen leverer viktige velferdstenester til alle
- Kommunen har viktige oppgåver som myndigheitsutøvar
- Kommunen har ansvar for fellesskapets pengar
- Kommunen må ha tillit som forvaltningsorgan og demokratisk arena
Kommunedirektørens samla ansvar
Kommunen har eit sjølvstendig ansvar for å føre kontroll med eiga verksemd. Kommunedirektøren har det overordna ansvaret: Gjennom den sektor-overgripande eigenkontrollen formidar kommunedirektøren forventningar til organisasjonen, og det blir tilrettelagt for etterleving, styring og oversikt.
Kravet om eigenkontroll med administrasjonen og kommunedirektørens særlege ansvar er blitt skjerpa i den nye kommunelova. Kommunelova § 25-1 seier m.a.;
Kommuner og fylkeskommuner skal ha internkontroll med administrasjonens virksomhet for å sikre at lover og forskrifter følges. Kommunedirektøren i kommunen og fylkeskommunen er ansvarlig for internkontrollen.
Internkontrollen skal være systematisk og tilpasses virksomhetens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold.
Ansvaret for eigenkontrollarbeidet i Sunnfjord kommune følgjer linja :
- Kommunedirektør har overordna ansvar for eigenkontrollen og som eigar og tilretteleggar av det elektroniske eigenkontrollsystemet- Rettesnora. Kommunalsjefane har ansvar for eigenkontroll på sine respektive sektorar på same vis – og einingsleiarane har ansvaret i einingane.
- Ansvaret for operativ bruk av verktøya i kommunedirektørens eigenkontrollsystem, ajourhald i systemet og rapportering frå systemet følgjer også linja.
Rettesnora – kommunedirektørens elektroniske eigenkontrollsystem
Innføring av elektroniske verktøy har vore eit viktig grunnlag for å drive eit systematisk, effektivt og dokumenterbart eigenkontrollarbeid hjå kommunedirektøren og ute i einingane. Systemet skal ivareta kravet om eigenkontroll og kvalitetskrav, som lover, forskrifter og kommunen sine eigne standardar.
Rettesnora som system er både: operative oppslagsverktøy, gjennomføringsverktøy, dokumentasjonsverktøy og statistikkverktøy i eigenkontrollarbeidet.
Ulike modular i Rettesnora
I den elektroniske dokumentstyringsmodulen skal alle administrative prosedyrar, rutinar, sjekklister m.v. for tenesteproduksjon og forvaltningsverksemd på alle administrative nivå i kommunen vere samla. Systemet har funksjonalitet for m.a. versjonering, revisjonspurring og godkjennings-funksjon – og rutineverket blir synlege for tilsette på alle nivå, og kan delast fritt.
I den elektroniske forbetrings- og avviksmodulen blir feil og uynskte hendingar i drifta registrert – behandla – tiltak generert og avvik lukka – med elektronisk tilbakemelding til meldar. Føremålet med avviksregistrering er å redusere skadeomfanget, her og no – og det langsiktige siktemålet er å redusere talet framtidige feil, og å få til læring og kvalitetsforbetring i einingane.
Tilleggsmodular for registrering av skade på tilsette og på elevar og for registrering av pasientfall innan Helse og omsorg er òg teke i bruk i organisasjonen der dette er aktuelt.
Risikomodul – for å gjere systematiske vurderingar av risikopotensialet knytt til alle sider ved tenesteproduksjon eller handlingar/aktivitetar. Målet er å finne risikoreduserande tiltak på potensielt uønskte framtidige hendingar, før dei finn stad – og gjennom oppfølgjande tiltaksplanar for større risikoar plassere ansvar og fristar. Fokuset til kommunedirektør blir frametter dreia mot såkalla «risikobasert eigenkontroll»; område som gjennom risikoanalysar, avvik eller gjennom andre signal indikerer at ein bør vere særleg årvakne på.
Varslingsmodul - arbeidstakar sin rett til å varsle kommunedirektør, direkte, om mogelege kritikkverdige tilhøve på arbeidsstaden: Alvorlege tilhøve som kan skade kommunen som organisasjon eller tenestene vi leverer; brot på arbeidsmiljølova sin ordlyd om mobbing og trakassering; tilhøve som kan representere fare for liv og helse; økonomiske forhold som korrupsjon eller økonomisk utruskap; brot på kommunens etikkreglement m.v.